Przechowuj skany dokumentów w certyfikowanym e-archiwum

  • Klient może wstawiać skany lub zdjęcia dokumentów bezpośrednio do archiwum Biura. To bardziej bezpieczny i wygodny sposób niż przesylanie załączników w e-mail.
  • Pliki do archiwum wstawia się bardzo łatwo. Można je wybrać grupowo lub po prostu przeciągnąć z dysku komputera na swoje konto w przeglądarce internetowej.
  • Po wstawieniu nowych plików przez Klienta, Biuro otrzyma powiadomienie e-mail. Podgląd dokumentów od razu będzie dostępny dla Księgowych uprawnionych do tego Klienta. Uprawnienia może nadawać szef Biura.
  • Jedno miejsce przechowywania dokumentów klientów, do którego mają dostęp wszystkie Księgowe porządkuje i usprawnia kontakt Biura Rachunkowego z Klientami.
  • Dokumenty w archiwum są podzielone według klientów, miesięcy oraz rodzajów: Faktury, Koszty, Podatki, ZUS, Kadry i Płace, Pozostałe.
  • Aby zobaczyć zawartość pliku nie trzeba go pobierać na dysk. Wystarczy wejść na e-konto Klienta, otworzyć galerię i rozpocząć przeglądanie dokumentów.
  • Jeśli chcesz to możesz pobrać dokumenty z e-konta na dysk swojego komputera. Można zaznaczyć kilka plików jednocześnie, a system pobierze je grupowo i zapisze jako jeden plik zip.

Wprowadzaj dokumenty do F-K zanim klient dostarczy oryginały

  • Zamiast drukować skany dokumentów od Klienta, Biuro może wprowadzać je do systemu F-K przeglądając archiwum na tablecie.
  • Rozdzielczość 10 cali zapewni komfort pracy przy wprowadzaniu porównywalny z wprowadzaniem dokumentów papierowych.
  • Biuro oszczędza na kosztach drukowania dokumentów. Zakup tableta z ekranem 10 cali to wydatek ok. 500 zł.
  • Szczególnie przydatne dla Księgowych jest możliwość oznaczania dokumentów jako "zaksięgowane" lub"niezaksięgowane" oraz jako "dokument w biurze" lub "dokument u klienta".

Automatyczne powiadomienia SMS lub e-mail o nowych dokumentach

  • Po wstawieniu nowych plików przez Biuro Klient otrzyma powiadomienie SMS o tym ile plików dodano i do której galerii.
  • Po wstawieniu nowych plików przez Klienta Biuro otrzyma powiadomienie e-mail o tym ile plików dodano i do której galerii.
  • Każdemu Klientowi można indywidualnie włączyć lub wyłączyć powiadomienia SMS o nowych plikach.

Najwyższe bezpieczeństwo danych

  • Czy wiesz, że przechowywanie dokumentów klienta w poczcie e-mail jest niebezpieczne? Serwery pocztowe często znajdują się za granicą i nie posiają zabezpieczeń w zakresie ochrony danych.
  • Dokumenty Twoich Klientów w naszym archiwum są zawsze bezpieczne. Dane są przechowywane na terenie Polski, a centrum danych spełnia najwyższe wymogi GIODO. Podczas przesyłania danych system używa klucza szyfrującego SSL, analogicznie jak przy internetowych kontach bankowych.
  • Serwery są zamknięte w monitorowanych pomieszczeniach, do których mają prawo wejść jedynie upoważnieni pracownicy techniczni. Ale nawet Oni nie mają możliwości zalogować się do serwerów. Dostęp do danych posiadają jedynie upoważnieni pracownicy naszej firmy oraz użytkownicy systemu mojepapiery.pl.
  • Stan techniczny serwerów jest monitorowany 24/7, ale na wypadek nieprzewidzianej awarii sprzętowej codziennie wykonywane są kopie bezpieczeństwa danych systemu.